Рекомендации по отправке писем-приглашений

Не каждому приложению понадобятся письма с приглашением пользователей, но, если вы их отправляете, крайне важно сделать это правильно, поскольку для многих это первое впечатление. Если письмо сделано плохо, получатели не будут ему доверять и вполне могут пометить его как спам. Если же письмо сделано хорошо, оно поможет новым пользователям без лишних сложностей присоединиться и начать пользоваться вашим продуктом. Эти люди были тщательно отобраны вашими текущими пользователями для приглашения. Это ключевой момент, чтобы произвести отличное первое впечатление.

Существует два слегка различающихся типа приглашений. Приглашения пользователей отправляются, когда существующий пользователь приглашает другого человека к совместной работе, тогда как приглашения в бета-тестирование рассылаются, когда ваша команда напрямую приглашает людей попробовать ваш продукт.
Приглашения в бета-тестирование тоже важны, и к ним применимы многие из принципов, описанных ниже, но сейчас мы сосредоточимся именно на приглашениях пользователей, поскольку они будут частью вашего приложения на постоянной основе, в то время как бета-приглашения носят временный характер.

1. Помочь начать пользоваться вашим продуктом

Основная цель отправки приглашения — помочь человеку начать работу. Это гораздо больше, чем просто просьба создать пароль и войти в систему. Есть большая вероятность, что получатель не знаком с вашим продуктом. Он может задаваться вопросами: что это за сервис, кто отправил письмо и почему его пригласили? Помощь в начале работы также заключается в том, чтобы дать контекст — зачем вообще стоит пользоваться вашим продуктом.

2. Представить ваш продукт

Возможно, это первое знакомство получателя с вашим продуктом. Стоит уделить пару предложений тому, чтобы объяснить, что это за продукт и для чего он нужен, чтобы у человека появилось хотя бы базовое понимание сервиса и он мог узнать ваши будущие письма, когда они будут приходить.

Самые большие сложности с письмами-приглашениями пользователей почти полностью связаны со скептически настроенными получателями. Из-за современных проблем с фишингом и спамом многие люди крайне осторожно относятся к неожиданным письмам. Хотя приглашения часто бывают ожидаемыми, это происходит не всегда. Поэтому важно учитывать следующие моменты.

Предположение, что получатель ожидает приглашение

Хотя многие приглашения действительно бывают ожидаемыми, гораздо больше случаев, когда это не так. Поэтому отправка лаконичного письма в стиле «Перейдите по ссылке, чтобы принять приглашение» с высокой вероятностью вызовет опасения по поводу спама или фишинга, если получатель не ждал такого письма. Крайне важно, чтобы текст и тон письма давали более широкий контекст приглашения. Ниже мы подробнее разберём, как этого добиться.

Отсутствие объяснения, что делает сервис

Поскольку приглашение отправляется человеку, который, возможно, никогда не слышал о вашем продукте и тем более не понимает, чем он занимается, полезно поздороваться и представить ваш продукт. В некоторых случаях стоит даже добавить ссылку на сайт продукта. В худшем случае это хотя бы даст получателю представление о легитимности письма и повысит его доверие к продукту и самому сообщению.

При одновременных целях — убедить получателя в подлинности письма и помочь ему начать пользоваться вашим продуктом — письма-приглашения могут быть довольно простыми. Тем не менее есть некоторые тонкие детали, которые действительно помогают добиться этих целей.

Кто отправил приглашение и почему?

Это не стопроцентная гарантия, но, если вы можете указать имя человека, который отправил приглашение, а также добавить его личное сообщение, это обычно снимает большую часть опасений получателя. Например, можно включить строку примерно такого содержания:
«Федор из LeadPlan. пригласил вас воспользоваться приложением LeadPlan, чтобы помочь с работой над проектом «Колесо фортуны – рулетка»».
В этом примере содержится пять ключевых элементов информации, которые помогают дать получателю важный контекст:

1. Имя отправителя — скорее всего, это имя, которое получатель узнает (хотя так бывает не всегда).
2. Название компании, если оно доступно, хорошо дополняет имя отправителя. Если отправитель незнаком, получатель мог ожидать письмо, связанное именно с этой компанией.
3. Название приложения часто помогает, поскольку получатель мог быть на встрече, где ему сказали ожидать приглашения в конкретное приложение.
4. Назначение приложения может помочь, если ничего другого не кажется знакомым. Получатель может знать, что начинается новый проект, и понять, что письмо связано именно с этим.
5. Название «проекта» в конце — последний элемент пазла. Это не обязательно должен быть формальный проект. Это может быть, например, доска задач или просто папка в вашем сервисе. Главное, чтобы это было название чего-то, что получатель с большей вероятностью узнает.

В идеале за этой информацией должно следовать дословное личное сообщение от отправителя. Тогда, если ничто другое не вызывает узнавания, именно личное сообщение сможет заполнить пробелы и убедить получателя в том, что письмо является легитимным.

Ссылка для принятия приглашения и создания аккаунта

Вы вряд ли забудете добавить ссылку для принятия приглашения, но важно помнить, что, как и в письмах для сброса пароля, эта ссылка должна иметь срок действия и быть доступной для использования только один раз.

Что представляет собой ваш продукт и что он делает?

Помимо самой сути приглашения, важно включить информацию о вашем продукте. На случай, если человек, отправивший приглашение, незнаком получателю, краткое описание продукта поможет ему убедиться, что он действительно мог ожидать приглашение в сервис подобного типа.

Актуальный адрес для ответа (reply-to)

В зависимости от того, как работает ваш продукт, письма-приглашения — отличное место для использования адреса «reply-to». В большинстве случаев можно безопасно указать адрес электронной почты отправителя, и, если получатель сомневается и ответит на письмо, отправитель получит вопрос и сможет помочь. В противном случае стоит указать адрес службы поддержки в качестве адреса для ответа.

Что дальше после принятия приглашения?

После того как человек решит принять приглашение, ему нужно будет понять, как пользоваться продуктом. В большинстве случаев после регистрации встроенный онбординг приложения поможет ему разобраться, но также, как и приветственное письмо, которое вы отправляете владельцам аккаунтов после регистрации, приглашённым пользователям будет полезно получить письмо с ключевой информацией: где войти в систему, где находится справочная документация и как связаться со службой поддержки в случае вопросов. Именно здесь уместно добавить цепочку онбординга, специально адаптированную для нового пользователя и полностью ориентированную на использование приложения с точки зрения не администратора.